2020年、デキル男の「デスク整理術」

フリーアドレスを導入している企業もふえ、
社員一人ひとりが固定席を持たないオフィスが増えているとは言うものの、
まだまだ固定席でデスクワークをされている方が多いと思います。

筆者Yosshyも、固定席を持つ社員の一人です。

みなさんは、どのようなデスクで過ごされていますか。

不要なもの、使い終わったものが出しっぱなしになっていませんか。
書類はきちんと整理されていますか。

ビジネスシーンにおいて、
デスクの整理術は仕事ができるかそうでないかの判断基準の一つといっても過言ではありません。

本記事は、周りに “できる” ビジネスマンだと思わせるデスクの整理術について、ご紹介します。

できる男の一歩を一緒に踏み出しましょう。

 

ダメなデスク TOP10

デスクが汚いと、仕事ができないと悪い印象を与えます。

どのようなデスクが「ダメだな~」と思われてしまうデスクなのでしょうか。

自分のデスクは、次の項目が当てはまってはいないか確認してみてください。

ダメなデスク TOP10

 

・余計なもの(必要以上の文具)が置いてある
・今、不要なもの(終わった資料やメモ)が置いてある
・デスク表面が見えない
・資料などが仕分けされていない
・資料が山積み
・物の置き方にルールがなく、整理しにくい
・埃だらけで汚らしい
・引き出しの中がぐちゃぐちゃ
・公私混同、私物がいっぱい
・動線に合っていない置き方をしている

「ダメだな~」と整理術ができていないデスクは、このような10のポイントがあげられます。

どれかひとつでも当てはまっている項目がありましたら、
改善していくと、作業効率が数段とあがります。

「エリア」を決めよ

デスクは、ビジネスマンにとって大事な作業場になります。

その大事な作業場であるデスクを、「机の上」と「引き出し」の2つにわけて、
それぞれ考えていきます。

そして、「机の上」「引き出し」を何かに例えておくと、
それぞれのエリアの役割が明確となり、整理術を継続することができます。

 

本記事では、サッカーに例えて整理をしています。

初めに、デスクはサッカーの「ピッチ」、引き出しは「ロッカールーム」と例えていきます。

サッカーの試合をするときには、ピッチにボールや水、タオル、スパイクなど様々な道具を持っていき、試合終了後には、すべてをロッカールームに引き上げますよね。

 

デスクも同様に考えることができます。

作業をするときには、机の上に道具を持っていき、
作業を一時中断、あるいは作業を終了するときには、引き出しにしまいます。

このように、机の上は何をする場所、引き出しは何をする場所なのかを明確にすることが重要です。

 

机上のピッチは3つのエリアに分ける

「動線に合っていない置き方をしている」と作業効率は非常に悪くなります。

右利きの人の右側に固定電話がある、あるいは左利きの人の右側にメモが置いてあるなど、
何か作業をする際、利き腕を意識しない配置をしてしまうと、作業効率は非常に悪くなります。

ピアノの「猫ふんじゃった状態」が、作業中に永遠と続いたら大変🎵🎵

基本的に机の上には、電話やPCなどを除いて、物をなるべく置かないのが鉄則です。

机の上は、あくまでも作業をする場所であり、物を置く場所ではありません。
そこを踏まえた上で机の上を3つのエリアに分けましょう。

 

ピッチを3つのエリアに分けろ

 

・机の“左”上スペース:右利きと仮定した場合は、左手にとる電話を置く
・机の“右”上スペース:辞書や資料など、その日だけの一時的なスペース
・机の“手前”スペース:PCや手描き書類などの作業スペースとなる

 

※利き腕によって左右は反転してください

 

引き出しは、4つの役割を意識する

一般的なオフィスのデスクは、中央、右側に3段の引き出しで構成されているものが多いです。
そのため私は、

  • 中央の引き出しは「監督席」
  • 右上の引き出しは、「フォーワード(FW)席」
  • 右中の引き出しは、「ミッドフィルダー(MF)席」
  • 右下の引き出しは、「ディフェンダー(DF)席」

と、4つの役割でエリアを分けて整理をしています。

 

引き出しの監督席は最優先の書類をアーカイブ

面積は広いが、高さのない引き出しは、
最優先書類などを仮置きする場所とすることをオススメします。

席を立つときなども、さっと書類がしまえるスペースとし、
なるべく空にするぐらいの気持ちでいましょう。

監督席は、急を要する重要書類たちのスペースにしましょう。

 

果敢にゴールを狙う!使う頻度の多い文具は「FW席」

引き出しの右手1番上のFW席は、毎日のように使う文具や計算機などをしまいましょう。
一番使用するものは、出し入れで時間を取られたくないので、一番上の引き出しにしまいましょう。

この時のポイントは、
しまうというよりディスプレイをするという意識を持ち、
物と物の間にゆとりを持たせ、色やデザインにこると良いと思います。

引き出しを開くと、ショップのように小物がディスプレイされた様子は、
見た目に美しくテンションも上がる。
しまう時も元の位置に置きたくなるので、綺麗な状態が保たれやすい。

 

ゲームをコントロール!円滑に仕事をこなす「MF席」

名刺や辞書、参考書などの仕事に必要な道具と情報をしまえる場所でありながら、
スマホの充電器やメガネ、薬などのちょっとした私物も保管しましょう。

ビジネスに必要な情報をいち早く引き出すことができ、
少しでも机の上をベストな状態に管理するために必要な場所となります。

パスも出し、シュートも打ち、時にドリブルで切り込み、時に相手の攻撃を止める。
そんなイメージです!

 

…どんなイメージだ!!

 

大型ディフェンス!作業を支える「DF席」

引き出しのなかで最も大きなスペースを誇ります。

色などを使って書類を種類別にファイルで保管し、引き出しの手前に近づくほど、
緊急度の高いものや共用ものにして、出し入れを楽すると良いでしょう。

奥へ行くほど今の仕事に関係のない資料にし、スペースが余れば、私物を入れても良いと思います。

 

デスクに入れない!というマインドも重要

デスクの引き出しには、スペースに限度があり、全て入らないという人も多いのではないでしょうか。

また、キャリアによっても使用できるスペースが限られている方もいると思います。
仕事柄、資料が多くても、なるべくデスクまわりには資料や物を置かない習慣をつけていきましょう。

参考書は共有できるものは共有し、資料などはPDF化して共有ファイルに収納することで、
デスクに収納するもの自体を少なくすることも、整理術において重要な要素となります。

 

退勤時は、デスクを片づける

一度、整理術を駆使してキッチリとスッキリと整理しても、
すぐに散らかしてしまっては、努力が水の泡になってしまいます。
デスクの整理術は、毎日の積み重ねが大切です。

使ったものは机の上に置きっぱなしにせず、元の位置にもどしましょう。

そして、オフィスを出るときには、
必ずデスクの上には電話とPC以外は置かないという癖をつけることで、
デスクの整理術は持続出来ます。

 

以上のようにして、今回はサッカーで置き換えてみましたが、
システマチックな自分だけの整理術を身に付けると、使いやすく片づけやすくなります。

 

作業の動線にマッチした整理術は、仕事を良い結果へとつないでくれることでしょう。

 

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